مفهوم السكرتارية

يُعتبر دور السكرتارية من أكثر الأمور التي تشغل بال الكثيرين ممن يطمحون للعمل في مجال الإدارة والمكاتب. فالصورة النمطية للسكرتير أو السكرتيرة قد تكون قاصرة ومختزلة في تلبية طلبات القهوة والرد على المكالمات. ولكن الحقيقة أبعد من ذلك بكثير. السكرتارية ليست مجرد وظيفة روتينية، بل هي حجر الزاوية في تنظيم سير العمل داخل أي مؤسسة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة. إنها تتضمن مجموعة واسعة من المهام والمسؤوليات التي تتطلب مهارات عالية في التنظيم، والتواصل، وإدارة الوقت، والتعامل مع الآخرين. فالسكرتير أو السكرتيرة هم بمثابة الذراع الأيمن للمدير أو المسؤول، ويساهمون بشكل فعال في تحقيق أهداف المؤسسة من خلال ضمان سلاسة العمليات اليومية، وتوفير الدعم الإداري اللازم، والحفاظ على صورة المؤسسة أمام العملاء والشركاء.

في هذا المقال، سنستكشف مفهوم السكرتارية بشكل شامل، بدءًا من تعريفها وأهميتها، مرورًا بالمهام والمسؤوليات التي تقع على عاتق السكرتير، وصولًا إلى المهارات اللازمة للنجاح في هذا المجال. كما سنتعرف على أنواع السكرتارية المختلفة، وكيفية التطور والتقدم في هذه المهنة. اقرأ أيضًا: منشور المدونة.

تعريف السكرتارية وأهميتها

السكرتارية هي وظيفة إدارية تهدف إلى تنظيم وتسهيل سير العمل في المؤسسات والشركات. يمكن تعريفها بأنها مجموعة من المهام والمسؤوليات التي تتضمن إدارة المكاتب، وتنظيم المواعيد، والتعامل مع المراسلات، وإعداد التقارير، وتوفير الدعم الإداري للمديرين والموظفين الآخرين. السكرتير هو الشخص المسؤول عن تنفيذ هذه المهام بكفاءة وفعالية.

تكمن أهمية السكرتارية في دورها الحيوي في ضمان سلاسة العمليات اليومية، وتوفير الدعم الإداري اللازم للمديرين والموظفين الآخرين. بدون وجود سكرتير كفء، قد تواجه المؤسسة صعوبات في تنظيم العمل، وتنسيق المواعيد، والتعامل مع المراسلات، مما قد يؤثر سلبًا على إنتاجية العمل وكفاءته. بالإضافة إلى ذلك، يلعب السكرتير دورًا مهمًا في الحفاظ على صورة المؤسسة أمام العملاء والشركاء من خلال حسن استقبالهم والتعامل مع استفساراتهم بأسلوب احترافي. اقرأ أيضًا: أفضل كريم لمكافحة قشرة الرأس.

المهام والمسؤوليات الأساسية للسكرتير

تشمل المهام والمسؤوليات الأساسية للسكرتير مجموعة واسعة من الأنشطة، بما في ذلك: اقرأ أيضًا: منشور المدونة.

• إدارة المواعيد: تنظيم وتنسيق المواعيد الخاصة بالمدير أو المسؤول، والتأكد من عدم وجود تعارض في المواعيد.
• التعامل مع المراسلات: استقبال المراسلات (البريد الإلكتروني، الرسائل الورقية، الفاكسات) وفرزها وتوزيعها على الجهات المعنية، وإعداد الردود على المراسلات حسب توجيهات المدير.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية: جمع البيانات والمعلومات اللازمة لإعداد التقارير والعروض التقديمية، وكتابة التقارير وتصميم العروض التقديمية بأسلوب واضح وجذاب.
• تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات: ترتيب وتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات، وإعداد جدول الأعمال، وتوزيع الدعوات، وتسجيل محاضر الاجتماعات.
• حفظ الملفات والمستندات: إنشاء نظام فعال لحفظ الملفات والمستندات، وتحديثه بشكل دوري، والتأكد من سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.
• التعامل مع العملاء والزوار: استقبال العملاء والزوار، وتقديم المساعدة اللازمة لهم، والتعامل مع استفساراتهم وشكواهم بأسلوب احترافي.
• إدارة المكالمات الهاتفية: الرد على المكالمات الهاتفية، وتوجيه المتصلين إلى الجهات المعنية، وتسجيل الرسائل.
• توفير الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري للمديرين والموظفين الآخرين، مثل حجز تذاكر السفر، وترتيب الإقامة، وإعداد النفقات.

المهارات الأساسية المطلوبة في السكرتارية

لتحقيق النجاح في مجال السكرتارية، يجب أن يتمتع السكرتير بمجموعة من المهارات الأساسية، بما في ذلك: اقرأ أيضًا: أفضل bassinets المحمولة.

• مهارات التنظيم: القدرة على تنظيم الوقت والموارد بشكل فعال، وتحديد الأولويات، وإنجاز المهام في الوقت المحدد.
• مهارات التواصل: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع الآخرين، سواء شفهيًا أو كتابيًا، والقدرة على الاستماع الجيد وفهم احتياجات الآخرين.
• مهارات إدارة الوقت: القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال، وتحديد الأولويات، وإنجاز المهام في الوقت المحدد.
• مهارات الحاسوب: القدرة على استخدام برامج الحاسوب المختلفة، مثل برامج معالجة النصوص، وبرامج الجداول الإلكترونية، وبرامج العروض التقديمية، وبرامج إدارة البريد الإلكتروني.
• مهارات التعامل مع الآخرين: القدرة على التعامل مع الآخرين بلطف واحترام، والقدرة على بناء علاقات جيدة مع الزملاء والعملاء.
• مهارات حل المشكلات: القدرة على تحديد المشكلات وتحليلها، وإيجاد الحلول المناسبة لها.

أنواع السكرتارية المختلفة

تتعدد أنواع السكرتارية وتختلف باختلاف المهام والمسؤوليات المطلوبة، ومن بين الأنواع الشائعة: اقرأ أيضًا: الساعات الفاخرة القابلة للاستثمار.

• السكرتارية التنفيذية: تقدم الدعم الإداري الرفيع المستوى للمديرين التنفيذيين، وتتطلب مهارات عالية في التنظيم والتواصل والتعامل مع المعلومات السرية.
• السكرتارية القانونية: تعمل في مكاتب المحاماة أو الإدارات القانونية للشركات، وتتطلب معرفة بالقوانين والإجراءات القانونية.
• السكرتارية الطبية: تعمل في العيادات والمستشفيات، وتتطلب معرفة بالمصطلحات الطبية والإجراءات الطبية.
• السكرتارية العامة: تقدم الدعم الإداري العام في مختلف أنواع المؤسسات، وتتطلب مهارات أساسية في التنظيم والتواصل وإدارة الوقت.

نصائح لتصبح سكرتيراً ناجحاً

• طور مهاراتك باستمرار: احرص على تطوير مهاراتك في التنظيم والتواصل وإدارة الوقت والحاسوب من خلال الدورات التدريبية والورش العمل.
• كن منظمًا ودقيقًا: حافظ على ترتيب مكتبك وملفاتك، وتأكد من دقة المعلومات التي تقدمها.
• كن مبادرًا: لا تنتظر التعليمات، بل ابحث عن طرق لتحسين سير العمل وتقديم الدعم للمديرين والموظفين الآخرين.
• كن محترفًا: حافظ على سلوك مهني في جميع الأوقات، وتجنب الغيبة والنميمة.
• كن لبقًا ومهذبًا: تعامل مع الآخرين بلطف واحترام، وكن حريصًا على تقديم المساعدة للجميع.
• تعلم لغات جديدة: إذا كانت مؤسستك تتعامل مع عملاء أجانب، فتعلم لغة أو أكثر لكي تتمكن من التواصل معهم بسهولة.

الأسئلة الشائعة

إليك بعض الأسئلة الشائعة حول مفهوم السكرتارية:

1. ما هو الفرق بين السكرتير والمساعد الإداري؟
   السكرتير يركز بشكل أكبر على المهام التنظيمية والروتينية، بينما المساعد الإداري يقوم بمهام أكثر تعقيدًا واستقلالية، وقد يشمل ذلك إدارة المشاريع والتخطيط الاستراتيجي.
2. ما هي المؤهلات المطلوبة للعمل كسكرتير؟
   عادة ما تتطلب الوظيفة شهادة ثانوية على الأقل، ويفضل الحصول على دبلوم في السكرتارية أو إدارة المكاتب.
3. ما هي فرص التقدم الوظيفي في مجال السكرتارية؟
   يمكن للسكرتير أن يترقى إلى منصب مساعد إداري، أو مدير مكتب، أو حتى مدير إداري.
4. هل السكرتارية وظيفة مناسبة للرجال والنساء على حد سواء؟
   نعم، السكرتارية وظيفة مناسبة للرجال والنساء على حد سواء، ولا يوجد أي تمييز بين الجنسين في هذا المجال.
5. ما هي أهم البرامج الحاسوبية التي يجب على السكرتير إتقانها؟
   تتضمن أهم البرامج: Microsoft Word (للكتابة والتحرير)، Microsoft Excel (للجداول والبيانات)، Microsoft PowerPoint (للعروض التقديمية)، وبرامج إدارة البريد الإلكتروني مثل Outlook.
6. كيف يمكنني الحصول على خبرة في مجال السكرتارية؟
   يمكنك الحصول على خبرة من خلال التدريب العملي في الشركات والمؤسسات، أو من خلال العمل التطوعي في الجمعيات الخيرية والمنظمات غير الربحية.